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Aviso de prácticas de privacidad

Fecha de actualización: 1 de septiembre de 2013

ESTE AVISO LE EXPLICA CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LEA DETENIDAMENTE ESTA INFORMACIÓN.

Este Aviso le informa acerca de las maneras en que OHS (en adelante "nosotros" o "el Plan") puede recopilar, usar y divulgar su información médica protegida y sus derechos con respecto a esta. "Información médica protegida" es información acerca de usted, incluida la información demográfica, que se puede utilizar de forma razonable para identificarlo y que se relaciona con su salud o con una afección física o mental pasada, presente o futura, la prestación de servicios de atención de la salud o el pago correspondiente a esos servicios.

Las leyes federales y estatales nos exigen que le enviemos este Aviso sobre sus derechos y nuestras responsabilidades legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica protegida, e informarle en caso de que se viole su informaciónd médica desprotegida. Debemos cumplir con los términos de este Aviso mientras esté vigente. Nos reservamos el derecho de cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho de hacer que el Aviso actualizado o modificado entre en vigor para toda la información médica protegida que ya tenemos como para cualquier información médica protegida que recibamos en el futuro. Revisaremos y distribuiremos de inmediato este Aviso siempre que haya un cambio en el contenido respecto a los usos o divulgaciones, sus derechos, nuestras obligaciones legales o prácticas de privacidad dispuestas en el aviso. Todos los Avisos actualizados estarán disponibles en nuestro sitio web, ohs.mhn.com. Algunos de los usos y divulgaciones descritos en este Aviso pueden estar limitados, en ciertos casos, por leyes estatales aplicables, que son más estrictas que las leyes federales.

CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA

Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para distintos fines. Los siguientes ejemplos ilustran los tipos de utilización y divulgación que podemos hacer sin su autorización para los pagos, operaciones de atención médica y tratamientos.

  • Pago. Usamos y divulgamos su información médica protegida para pagar sus gastos de cobertura médica. Por ejemplo, podemos usar su información médica protegida para procesar reclamaciones, para ser reembolsados por otro asegurador que puede ser responsable del pago o para facturar la prima correspondiente.
  • Operaciones de atención médica. Utilizamos y divulgamos su información médica protegida a fin de llevar a cabo nuestro plan de actividades, tales como actividades de evaluación de calidad o actividades administrativas, incluyendo manejo de datos o atención al cliente.
  • Tratamiento. Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para ayudar a los proveedores de atención médica (médicos, profesionales en salud mental, farmacéuticos, hospitales y otros) a decidir sobre su diagnóstico y tratamiento. Por ejemplo, podemos divulgar su información médica protegida a proveedores para brindarles información acerca de tratamientos alternativos.
  • Patrocinador del Plan. Además, podemos divulgar su información médica protegida al patrocinador del plan de salud grupal, como un empleador u otra entidad que le brinda un programa de atención de la salud. Podemos divulgar su información médica protegida a esa entidad si esta ha firmado un contrato con nosotros para brindarle un programa de atención de la salud en su nombre.

    Si el patrocinador del plan ofrece servicios de administración del plan, nosotros podemos también tener acceso a información médica identificable para apoyar la ejecución de dichos servicios que pueden incluir, pero no se limitan a, auditorías por reclamaciones o funciones de atención al cliente. OHS compartirá la información médica únicamente con la certificación del patrocinador del plan representando la existencia de restricciones vigentes para asegurar que sólo los empleados del patrocinador del plan con una necesidad legalmente justificada tengan acceso a la información médica para brindar funciones de administración del plan.
  • Personas que participan en su atención de la salud o el pago de esta. También podemos divulgar la información médica protegida a una persona, ya sea un miembro de la familia, otro familiar o un amigo cercano que participe en su atención de la salud o efectúe el pago. Podemos divulgar a estas personas la información médica protegida relevante siempre que usted no se oponga o si nosotros inferimos razonablemente de las circunstancias que usted no lo haría; sin embargo, en caso de que no esté presente o tenga alguna discapacidad, podemos divulgarla si, en base a nuestro juicio profesional, consideramos que la divulgación es para su beneficio.

OTRAS DIVULGACIONES PERMITIDAS U OBLIGATORIAS

  • Según lo exija la ley. Debemos divulgar su información médica protegida cuando la ley así lo exija.
  • Actividades de salud pública. Podemos divulgar información médica protegida a agencias de salud pública por razones de prevención o control de enfermedades, lesiones o discapacidades, u otras.
  • Víctimas de abuso, negligencia o violencia familiar. Podemos divulgar información médica protegida a agencias gubernamentales con respecto a abuso, negligencia o violencia familiar.
  • Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar información médica protegida a las agencias gubernamentales de supervisión (por ej. departamentos de seguros estatales) para actividades autorizadas por ley.
  • Procedimientos judiciales y administrativos. Podemos divulgar información médica protegida en casos de respuesta a órdenes judiciales o administrativas. También podemos divulgar información médica protegida sobre usted en casos de respuesta a citaciones, proposiciones de prueba u otros procedimientos legales.
  • Cumplimiento de la ley. Podemos divulgar información médica protegida bajo circunstancias limitadas a un oficial encargado del cumplimiento de la ley en casos de respuesta a una garantía o a algún proceso similar; para identificar o localizar a un sospechoso; o para proporcionar información sobre la víctima de un crimen.
  • Forense, directores fúnebres, donación de órganos. Podemos divulgar información médica protegida a forenses o directores fúnebres según sea necesario para permitirles llevar adelante su tarea. También podemos divulgar información médica protegida en relación a donación de órganos o tejidos.
  • Investigación. Bajo ciertas circunstancias, podemos divulgar información médica protegida sobre usted para investigación, siempre y cuando se tomen las medidas necesarias para proteger su privacidad.
  • Para evitar una amenaza grave de salud o seguridad. Podemos divulgar información médica protegida sobre usted, con algunas limitaciones, cuando sea necesario para evitar una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad de otra persona o del público.
  • Funciones gubernamentales especiales. Podemos divulgar información según lo requieran las autoridades militares o funcionarios federales autorizados por razones de seguridad nacional y actividades de inteligencia.
  • Compensación legal por accidentes de trabajo. Podemos divulgar información médica protegida en la medida que sea necesario para cumplir con la ley estatal de programas de compensación legal por accidentes de trabajo.
  • Actividades de recaudación de fondos. Podemos usar o divulgar su información médica protegida para actividades de recaudación de fondos, como recaudar dinero para colaborar en la financiación de las actividades de una fundación de beneficencia o una entidad similar. Si de hecho nos comunicamos con usted por actividades de recaudación de fondos, tendrá la oportunidad de no participar o de dejar de recibir estas comunicaciones en el futuro.
  • Fines de suscripción. Podemos usar o divulgar su información médica protegida con fines de suscripción, por ejemplo para tomar una decisión sobre la aplicación o solicitud de la cobertura. Si de hecho usamos o divulgamos su información médica protegida para fines de suscripción, tenemos prohibido usar o divulgar su información médica protegida que contiene información genética que se usará en el proceso de suscripción.

OTROS USOS O DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN POR ESCRITO

Tenemos la obligación de pedir su autorización por escrito para usar o divulgar su información médica protegida, salvo pocas excepciones, en los siguientes casos:

  • Publicidad. Le pediremos su autorización por escrito para usar o divulgar su información médica protegida para fines publicitarios, salvo pocas excepciones, como cuando tenemos comunicaciones publicitarias personales con usted o cuando ofrecemos regalos de promoción con un valor nominal.
  • Venta de la información médica protegida. Le pediremos su autorización por escrito antes de realizar cualquier divulgación que constituya una venta de su información médica protegida, es decir que recibamos una compensación por divulgar la información médica de salud de esta manera.
  • Notas de psicoterapia. Le pediremos su autorización por escrito para usar o divulgar cualquier información que figure en sus notas de psicoterapia que podemos tener en nuestros archivos; salvo pocas excepciones, como para ciertos tratamientos, pago o tareas administrativas relacioandas con la atención de la salud.
  • Otros usos o divulgaciones. Todos los demás usos o divulgaciones de su información médica protegida no descritos en este Aviso se harán mediante su autorización por escrito, salvo que lo permita o lo requiera la ley.
  • Revocación de una autorización. Usted puede revocar una autorización en cualquier momento por escrito, excepto hasta donde ya hayamos tomado medidas sobre la información divulgada o si se nos permite por ley usar la información para contestar una reclamación o cobertura bajo el Plan.

SUS DERECHOS EN RELACIÓN CON SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA

Usted tiene algunos derechos con respecto a su información médica protegida que tiene el Plan.

  • Derecho a acceder a su información médica protegida. Usted tiene el derecho de ver u obtener copias del archivo de su información médica protegida, con algunas excepciones limitadas. Por lo general, los registros incluyen inscripción, facturación, reclamaciones, pago y registros e casos o de administración médica. Su solicitud de ver y/u obtener una copia del archivo de su información médica protegida debe ser por escrito. Podemos cobrarle el costo de producción, copia y envío de la información solicitada, pero le diremos cuál es el costo previamente. Si rechazamos su solicitud de acceso, le enviaremos una explicación por escrito, le comentaremos si los motivos del rechazo pueden reverse y cómo debe solicitar la revisión o si el rechazo no puede reverse.
  • Derecho a enmendar su información médica protegida. Si cree que la información médica protegida con la que cuenta el Plan es incorrecta o está incompleta, puede solicitar que la modifiquemos o cambiemos. Su solicitud debe ser por escrito y debe incluir el motivo por el cual está pidiendo el cambio. Podemos rechazar su solicitud si, por ejemplo, nos pide que corrijamos información que no fue creada por el Plan, como suele ser el caso de la información médica de nuestros archivos, o nos pide que corrijamos un archivo que es correcto y está completo. 

    Si negamos su solicitud de corrección, lo notificaremos por escrito. Usted tiene entonces el derecho de enviarnos una declaración por escrito con su desacuerdo con nuestra decisión y nosotros tenemos el derecho de refutar dicha declaración.
  • Derecho a pedir un informe de divulgación por parte del Plan: Usted tiene derecho a pedir el informe de divulgación que hemos creado para su información médica protegida. Esta lista no incluirá nuestras divulgaciones relativas a su tratamiento, nuestros pagos u operaciones de atención médica, o divulgaciones hechas a usted o con su autorización. Dicha lista puede incluir además algunas otras divulgaciones, tales como las realizadas por razones de seguridad nacional.
    Su pedido de una relación de las divulgaciones debe realizarse por escrito y debe establecer un periodo de tiempo del cual desea el informe. Este período no debe ser mayor de seis años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. Su pedido debe establecer en qué forma desea la lista (por ej. impresa o electrónicamente). El primer informe que usted pida dentro de un período de 12 meses será sin cargo. Para informes adicionales dentro del mismo período, podemos aplicar una tarifa por este informe, pero se le informará sobre su costo con anticipación.
  • Derecho a Pedir Restricciones en el Uso y Divulgación de su Información Médica Protegida. Usted tiene el derecho de pedir que restrinjamos o limitemos el uso o divulgación de su información médica protegida para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Podemos no aceptar este pedido. Si lo aceptamos, cumpliremos con su pedido a menos que la información sea necesaria para una emergencia. Su pedido para una restricción debe hacerse por escrito. En su solicitud, debe decirnos (1) qué información desea restringir; (2) si quiere que limitemos la forma en que utilizamos o divulgamos su información, o ambas; y (3) a quién desea que se apliquen las restricciones.
  • Derecho a Recibir Comunicados Confidenciales. Usted tiene el derecho de pedir que le comuniquemos información acerca del plan a través de determinado medio de comunicación o que enviemos la información a determinado lugar si la comunicación lo pone en peligro. Su pedido de recibir comunicaciones confidenciales se debe realizar por escrito. Su pedido debe establecer claramente que toda o parte de nuestra comunicación con usted lo podría poner en peligro. Nos adaptaremos a los pedidos que sean razonables. Su pedido debe especificar cómo y dónde usted desea ser contactado.
  • Derecho a recibir un Aviso en caso de violación. Usted tiene derecho a recibir una notificación en caso de producirse una violación de su información médica protegida (PHI).
  • Derecho a una Copia Impresa de este Aviso. Usted tiene el derecho de pedir una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, aunque ya haya acordado recibir una copia electrónica.
  • Información de Contacto para Ejercer sus Derechos. Usted puede ejercer cualquiera de los derechos que se detallaron contactando nuestra oficina de prácticas de privacidad. Para la información de contacto, sírvase ver el final de este aviso .

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN MÉDICA

OHS exige a sus empleados seguir las políticas y procedimientos de seguridad corporativa que limitan el acceso a la información médica de afiliados, a aquellos empleados que la necesitan para realizar su trabajo. Además, OHS mantiene medidas de seguridad fisicas, administrativas y técnicas para salvaguardar su información médica protegida.

CAMBIOS EN ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho a cambiar en cualquier momento los términos de este aviso, en vigencia para salvaguardar información médica protegida que ya tenemos sobre usted, como también cualquier información que recibamos en el futuro. Le proporcionaremos copia del nuevo Aviso cuando haya un cambio material a las prácticas de privacidad descritas en este Aviso. También publicaremos una copia de nuestro Aviso actual en nuestro sitio web en ohs.mhn.com. Cada vez que realicemos un cambio material a este Aviso, revisaremos y emitiremos a la mayor brevedad el nuevo Aviso con la nueva fecha de vigencia.

QUEJAS

Si usted cree que sus derechos a la privacidad han sido violados, puede presentar una queja ante nosotros y/o ante la Secretaria del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Todas las quejas presentadas ante el Plan deben ser por escrito y enviadas a la oficina de privacidad que se detalla al final de este Aviso.
Nosotros apoyamos su derecho a proteger la privacidad de su información médica protegida. Si presenta una queja, nosotros no tomaremos ninguna represalia en su contra ni lo penalizaremos.

CONTACTE CON SU PLAN

Si tiene alguna queja o pregunta acerca de este Aviso o si desea enviar una solicitud escrita al Plan como lo requiere cualquiera de las secciones de este Aviso, por favor comuníquese con:

Health Net Privacy Office
Attention: Director, Information Privacy
P.O. Box 9103
Van Nuys, CA 91409

También puede contactarnos en:
Teléfono: 1-800-522-0088
Fax: (818) 676-8314
Correo electrónico: Privacy@healthnet.com

*Este Aviso de prácticas de privacidad también se aplica a las personas inscritas en cualquiera de las entidades afiliadas de Health Net, Inc.: Health Net Access, Inc., Health Net Community Solutions, Inc. Health Net Health Plan of Oregon, Inc., Health Net Life Insurance Company, Health Net of Arizona, Inc., Health Net of California, Inc., Managed Health Network.